Svrha poslovnog sastanka je pronalazak riješenja u kojem će obje strane biti zadovoljne ishodom. U tom procesu se događa pregovaranje i obje strane utječu jedna na drugu pa je važno biti dobro pripremljen kako sa sastanka nebi otišli razočarani.

Za početak je važno osvjestiti svoju verbalnu i neverbalnu komunikaciju. Iako je vrlo važno što govorimo, još je važnije kako to govorimo i kako će nas druga strana doživjeti. Obucite se profesionalno i neutralno – ne želite da vaš izbor odjeće taj dan utječe na pregovore.

Druga stvar je boja glasa. Naime, dokazano je da osobe s dubljim glasom odaju dojam povjerenja i više vjerujemo sadržaju koji govore, dakle brže stvaraju autoritet.

Za kvalitetne pregovore, ako ste u mogućnosti, uvijek sjednite nasuprot ljudi s kojima želite pregovarati kako bi i na neverbalnom razini ostali ravnopravni.

Unaprijed dogovorite ciljeve kako bi eliminirali interne dogovore pred drugom stranom, jer na taj način odajete dojam da ste na sastanak došli nepripremljeni i da nemate jasnu viziju svog cilja. Svoje argumente prezentirajte jasno i glasno, održavajte kontakt očima i nemojte izgledati preozbiljno (ukoliko vam je izraz lica cijelo vrijeme ozbiljan, izgledat ćete zabrinuto ili nezainteresirano).

Aktivno slušanje još je jedna od tehnika koja se koristi prilikom pregovora i pomoću koje stvarate dobar dojam kod suprotne strane. Naime, kako bi se suprotna strana složila s vašim prijedlogom potrebno je izgraditi povjerenje. Slušajući njih možete dobiti puno informacija (onih poslovnih, ali i privatnih) koje vam u kasnijim fazama pregovora mogu pomoći da odluka prevagne na vašu stranu upravo zato što ste uspješno izgradili odnos i povjerenje putem aktivnog slušanja.

Kada ste primjenili sve gore navedeno, možete se posvetiti strategiji postizanja dogovora. Naime, ne postoji čarobna formula da se dogovori uvijek završe u vašu korist, ali možete poduzeti neke korake kako bi bili dosljedni i napravili sve što je u vašoj domeni.

Strategija se sastoji od 6 faza, a to su:

1. Prezentacija argumenata – omogućiti svima da iznesu svoje argumente
2. Obraćanje pažnje na tuđe argumente – važno je osposobiti svoje sudionike sastanka da mogu sudjelovati u argumentacijama i uključivati se u razgovor
3. Razumijevanje – samo slušati nije dovoljno, potrebno je aktivno slušati i razumjeti sadržaj o kojem se govori
4. Ustupanje – faza u kojoj se priznaju argumenti jedne i druge strane
5. Ponavljanje – faza u kojoj se razjašnjavaju argumenti i dolazi se do zaključka
6. Očitovanje – faza nakon realizacije dogovora u kojoj dobivamo feedback o kvaliteti dogovora

Poslovni sastanci jako su važni za sve procese koji se događaju unutar i izvan organizacije te je od velike važnosti da svaki sastanak bude sazvan s razlogom i odrađen na pravi način kako sudionici nebi dobili dojam da je sastanak bio uzaludan.

Pregovarački sastanci su teški pa vam stoga savjetujemo da se uvijek pravovremeno pripremite te da obratite pažnju na sve trikove koji vam mogu pomoći da argumenti uvijek budu na vašoj strani bez obzira radi li se o internom sastanku ili o sastanku sa vanjskim suradnicima! 🙂